第143章:“我要的是结果,不是困难” (第1/3页)
一、 无声的战场
时间,在张艳红机械地咀嚼着口中冰冷油腻的炒粉时,似乎也因她味同嚼蜡的吞咽动作而变得粘稠、缓慢。她强迫自己将最后一口食物咽下,那油腻的感觉从喉咙一直堵到胃里,带来一阵熟悉的、隐痛的不适。但她没有时间理会。距离她“承诺”的、向林薇(实质上是向韩丽梅)做第一次口头进展汇报,只剩不到半小时了。
过去的一周,是她生命中被压缩、被扭曲、被极限拉扯的一周。白天,她必须像一个设定好程序的机器人,精准、高效地处理苏晴交代的、堆积如山的日常行政事务——核对报表、安排会议室、处理报销、接听电话、收发文件……任何微小的差错,都可能被无限放大,成为她“工作不专注”、“能力不足”的新证据。她必须全神贯注,将所有的精力和意志力,都投入到维持这具名为“张艳红”的、作为底层行政助理的躯壳正常运转中。
而夜晚,以及所有能挤出来的、碎片化的时间——午休、通勤路上、甚至上厕所的间隙——则全部献给了那个名为“行政流程优化初步调研”的、悬浮在她头顶的达摩克利斯之剑。那是一团庞大、混乱、令人绝望的迷雾。她像一头被蒙上眼睛、扔进迷宫的困兽,仅凭着那点可怜的本能(对现有流程不便的切身体会)和临时抱佛脚学来的、不成体系的、零散的方**碎片,跌跌撞撞地摸索、试探、碰壁。
“办公用品采购与领用流程”是她的第一个,也是唯一一个暂时敢深入触碰的领域。她开始笨拙地、近乎偏执地记录:自己填写一份标准申请单平均需要几分钟,遇到格式问题或不确定项时会卡多久;观察同事们在茶水间、在复印机旁、在交接工作时,关于“申领麻烦”、“等待时间长”、“经常缺货”的零星抱怨,并偷偷用手机备忘录记下关键词;她甚至鼓起这辈子最大的勇气,在李悦去茶水间泡咖啡时,跟了过去,用干涩、磕巴的语调,假装随意地问了一句:“李悦姐,你觉得咱们领文具那个流程……有没有什么地方觉得特别麻烦的?”
李悦当时正往杯子里加糖,闻言诧异地看了她一眼,那眼神混合着不解和一丝不易察觉的防备。“麻烦?不都那样吗?填单子,等审批,等东西到,习惯了。” 李悦敷衍地回答,然后迅速转移了话题,“哎,艳红,你听说了吗?市场部新来的那个总监好像特别挑剔……” 第一次尝试“访谈”,以失败告终,还让她在李悦眼中变得更加古怪、不合群。
她没有放弃。她改变策略,不再直接问“痛点”,而是在处理日常事务时,更加留意那些“不顺畅”的瞬间。比如,当她需要帮其他同事查询某个文具的库存状态时,发现系统里的数字和实物经常对不上;当她接到采购部电话,说某批货延迟,需要通知申请人时,她能感受到电话那头同事压抑的烦躁;当她看到某个同事因为急着用某个文件夹,而不得不临时手写一张欠条,绕过系统流程直接从库房“借”走时……
这些碎片化的观察,连同她自己填单、等待、核对时的憋闷感,被她一点点记录下来,归类,尝试着串联。她用PPT里最基本的形状和线条,画出了一幅歪歪扭扭、符号标识都不甚规范的“现有流程图”,旁边密密麻麻标注着她能想到的、每一个环节可能存在的“问题点”:申请单设计复杂、填写指引不清、审批节点单一(主管不在就卡住)、采购周期不透明、供应商送货不及时、入库登记依赖人工易错、领用登记繁琐、库存更新滞后……
她还尝试着,用最笨的办法,估测了几个“数据”:从提交申请到最终领到物品,平均大概需要3-5个工作日(如果遇到领导出差或特殊物品采购,时间更长);申请单填写错误率(根据她经手需要退回重填的单据估算)大概在10%-15%;每月因库存不准导致的紧急采购或内部调配,大概有5-8次……
这些“数据”,来源模糊,方法粗糙,没有任何统计学意义。她知道。这更像是一种“感觉”的量化,一种用数字来包装的、个人的、零散的体验。但在她贫瘠的、毫无专业调研工具可用的条件下,这是她唯一能想到的、试图向“客观”和“数据支撑”靠拢的努力。
至于“初步改进方向建议”,更是让她绞尽脑汁,几乎熬干了最后一点可怜的想象力。她翻遍了网上能找到的、关于办公用品管理的案例和文章,结合自己那点可怜的观察,挖空心思,最终在报告里写下了两条:
1. 简化并优化申请单设计:合并重复信息项,增加清晰提示和示例,考虑引入必填项校验,减少填写错误和反复确认时间。(潜在效益:降低错误率,提高填写效率。可能挑战:需要IT部门支持,改变用户习惯需要培训和过渡期。)
2. 建立动态库存看板与预警机制:在部门内部共享一个简单的电子表格(初期),实时(或每日)更新常用物品库存,设置最低库存预警线,采购员根据预警提前备货,领用人可实时查看库存状态。(潜在效益:减少“缺货”导致的等待和紧急采购,提高库存透明度,降低沟通成本。可能挑战:需要专人维护看板准确性,初期可能增加采购员工作量,需要部门内部达成共识并遵守规则。)
这两条建议,在她自己看来,都苍白得可笑。第一条,无非是把“表单做得更好用一点”;第二条,无非是“弄个共享表格让大家看库存”。在韩丽梅、林薇那些真正做项目、懂“优化”、懂“数字化”的人眼里,大概幼稚得像小学生作文。
但她只有这些。这就是她在过去一周,不眠不休(平均每天睡眠不足四小时)、顶着巨大工作压力、忍受着同事异样目光、榨干自己最后一点脑力和体力后,能拿出的全部“成果”。
一份用PPT拼凑出来的、简陋粗糙的“流程图”和“问题清单”;几个来源可疑、经不起推敲的“数据”;两条看起来像是常识、毫无技术含量的“改进建议”。
这就是她准备向林薇——向韩丽梅——汇报的东西。
她知道这很糟糕。她知道这距离韩丽梅要求的“逻辑清晰、数据扎实、建议务实”的报告,相差十万八千里。她知道,这很可能连“基础素材”都算不上,只会换来冰冷的否定,甚至更深的轻视。
但她没有别的选择。她没有时间了。今天是林薇(代表韩丽梅)约定的第一次进展汇报日。她必须拿出点“东西”,哪怕这东西丑陋、幼稚、漏洞百出。
她将最后一口冰凉的炒粉咽下,将油腻的快餐盒扔进垃圾桶。用冷水狠狠洗了把脸,冰凉的水刺激着皮肤,让她因熬夜和紧张而昏沉的头脑获得一丝短暂的清明。她看着镜中那个眼窝深陷、脸色灰败、眼神里充满血丝和疲惫的自己,用力拍了拍脸颊。
“没事的,” 她对着镜子,用口型无声地对自己说,声音嘶哑得几乎听不见,“最坏……不过是通不过。不过是……她说的,‘不符合预期’。” 这句话,在过去一周的无数个深夜里,她对自己重复了无数遍,几乎成了一种自我催眠的咒语。
回到工位,她最后一遍检查那个命名为“办公用品流程初步调研-汇报材料.pptx”的文件。不过十几页,内容单薄得可怜。她甚至能想象出,当这份东西被投影在大屏幕上,呈现在林薇(以及她背后可能存在的韩丽梅)面前时,会是何等寒酸和可笑。
但她还是将它拷贝进一个干净的U盘,又将打印出来的纸质版(只有三页提纲挈领的摘要)仔细整理好,放进一个普通的透明文件夹。做完这些,她看了一眼电脑右下角的时间。
下午两点五十五分。
汇报约定时间是三点整,地点是三十六层的一间小会议室。林薇没有说明韩丽梅是否会亲自到场,但张艳红内心深处,早已认定韩丽梅不会出现。一个底层员工的、注定漏洞百出的初期进展汇报,怎么值得总裁亲自浪费时间?能派特助林薇来听,已经是“格外关照”了。
尽管如此,她的心脏还是不受控制地狂跳起来,手心瞬间沁出冰凉的冷汗。她深吸一口气,又缓缓吐出,试图平复那几乎要跳出喉咙的心跳。拿起U盘和文件夹,站起身。双腿因为久坐和紧张,有些发软。她扶了一下桌沿,稳了稳身形,然后,迈着尽可能平稳、实则虚浮的脚步,走向那间指定的小会议室。
每走一步,都感觉像是踩在棉花上,又像是走向审判席。
推开会议室的门,里面空无一人。不大的空间,中间一张椭圆形的会议桌,几把椅子,前
(本章未完,请点击下一页继续阅读)